Asistente de Proyecto

EveryChild Perú

Asistente de Proyecto
El puesto mantiene las funciones administrativas del área del proyecto, incluyendo procedimientos financiero, patrocinio, RRHH y logística.

Propósito del Puesto:
El puesto trabaja con el equipo del proyecto para proporcionar apoyo logístico, financiero y administrativo. Es responsable de garantizar que los procesos administrativos de la organización se adhieran al área del proyecto y que los riesgos o aspectos que surjan de la implementación de estos procesos sean resaltados a tiempo, de manera que se puedan tomar las acciones correctivas.
Trabaja con el departamento de finanzas y administración en forma coordinada.

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EveryChild Perú




Descripción del Puesto




Título : Asistente de Proyecto




Gerente de línea : Responde directamente al coordinador de proyecto

Coordina y Responde al Gerente de Finanzas y Administración.




Responsable de : No tiene personal bajo su responsabilidad.




Contexto del puesto:




El puesto mantiene las funciones administrativas del área del proyecto, incluyendo procedimientos financiero, patrocinio, RRHH y logística.




Propósito del Puesto:




El puesto trabaja con el equipo del proyecto para proporcionar apoyo logístico, financiero y administrativo. Es responsable de garantizar que los procesos administrativos de la organización se adhieran al área del proyecto y que los riesgos o aspectos que surjan de la implementación de estos procesos sean resaltados a tiempo, de manera que se puedan tomar las acciones correctivas.

Trabaja con el departamento de finanzas y administración en forma coordinada.







Ámbito y límites de autoridad:




Responsable del mantenimiento de los activos del área de proyecto.

Responsable de las transacciones del presupuesto de proyecto

Responsable de los procesos administrativos/financieros/logísticos y de patrocinio.




Principales responsabilidades:




Asesorar al Coordinador de Proyecto sobre costos de presupuesto para apoyar al plan operativo y presupuesto anual.




Monitorear los reportes de gastos y asesorar al equipo de proyecto sobre riesgos y aspectos que necesiten dirigirse.




Verificar el uso de los fondos de acuerdo al artículo requerido y utilizar de forma apropiada los códigos para el sistema contable/presupuestal y para los informes financieros.




Mantener el cronograma de substitución, enrolamiento y desenrolamiento del área del proyecto, garantizando que se realicen las acciones de acuerdo al cronograma y que se preparen los reportes sobre el estado de los niños patrocinados.




Administrar la correspondencia entre el niño y el patrocinador de acuerdo al esquema de patrocinio.




Presentar los informes y auditorías de los niños (dos veces al año) al Equipo de Patrocinio y Financiamiento de Propuestas.




Garantizar la disponibilidad del equipo y recursos en buen estado, incluyendo el equipo de TI, vehículos, teléfonos, fotocopia y fax.




Garantizar la seguridad de los recursos de los proyectos y los activos materiales. Esto incluye mantener un inventario físico y garantizar que todos los locales y propiedades estén asegurados como corresponde.




Coordinar con el equipo de finanzas y administración para apoyar en las auditorías internas y externas.




Proporcionar apoyo logístico al equipo de proyectos según lo requerido, corregir la provisión de materiales y bienes, así como la coordinar con los proveedores la distribución de éstos.




Garantizar la recolección y archivo de los documentos contables correctos (facturas) de acuerdo a los procedimientos.




Garantizar el ingreso de datos al software contable.




Responsable del seguimiento de RRHH (vacaciones, boletas y otras que se considere necesario)




Responsable de la administración del proyecto.




Este puesto debe trabajar dentro de la política, pautas y procedimientos de Protección al Niño de EvC y debe garantizar y monitorear que todos los otros miembros del personal también lo cumplan, y reportar de algún problema que surja como corresponde.




Asumir cualquier otra actividad según se requiera.




ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO



Formación requerida:



Técnica contable

Estudios administrativos.




Formación Deseable:




Conocimiento de elaboración y seguimiento de presupuesto

Conocimiento contables/financieros

Conocimiento trámites administrativos, logísticos y de Monitoreo

Excel, word (indispensable)

Conocimiento de Ingles







Experiencia



Experiencia en la aplicación de procesos y sistemas financieros y administrativos para el trabajo de desarrollo.

Gestión de compras

Gestión de RRHH




Habilidades



Atención al detalle y la precisión

Habilidad para planificar y priorizar una variedad de trabajo.

Excelentes habilidades organizacionales

Excelente comunicación escrita y hablada.










A LAS PERSONAS QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS, AGRADECEREMOS SE SIRVAN ENVIAR SU CV AL CORREO ELECTRONICO: evc-peru@everychild.org.pe




FECHA LIMITE PARA LA PRESENTACION DEL CV: Martes 17 de Marzo de 2009.