Convocatoria para SECRETARIA

De: Catherine Maldonado [mailto:cmaldonado@caplab.org.pe]
Enviado el: Jueves, 20 de Septiembre de 2007 13:58
Asunto: Convocatoria para SECRETARIA




TÉRMINOS DE REFERENCIA
Secretaria
Descripción del Puesto



Ámbito: Área secretarial de la oficina



Finalidad: El área secretarial tiene la finalidad de fa cil itar el flujo de información, la comunicación (escrita, telefónica y electrónica), como el archivo físico y electrónico; además:



Denominación: Secretaria



Funciones: La secretaria aporta al buen funcionamiento del área, participando activamente en el equipo del servicio, apoyando a la Gerencia de la oficina en resolver los problemas que se presentan y en especial llevando a cabo parte de las tareas no incluidas en la hoja de cargos.



Colabora con la Oficina de Administración en los aspectos operativos. Además ejecuta las tareas específicas detalladas en la hoja de cargos, donde también se definen sus competencias y responsabilidades directas.



Actividades:

1. Recepcionar las llamadas telefónicas y atender a las personas que visitan la institución. (Proporcionar información sobre la empresa/ institución, traspaso de llamada, recepción de llamadas y otros).

2. Realizar llamadas por encargo de Gerencia General. (Solicitud de citas, comunicaciones, pago a proveed ore s, etc.).

3. Atender a las personas que visitan la institución. (Brindar información, derivar con la persona indicada de acuerdo al tema u otra atención).

4. Registrar el ingreso y salida de la correspondencia de la oficina.

5. En equipo con los demás integrantes del área, colabora en hacer la división de tareas, buscando así lograr el empleo óptimo de su capacidad laboral y aportando para que la carga de trabajo sea distribuida equitativamente.

Esta división de tareas será la base sobre la cual la Gerencias revisará anualmente los Términos de Referencia.

6. Participa en la evaluación del buen funcionamiento del área y del intercambio con las demás áreas, detecta problemas en su campo de responsabilidad y propone soluciones.

7. Informa a los miembros del área, para asegurar el buen desenvolvimiento del trabajo en casos de suplencia (vacaciones, enfermedad).

8. Informa sobre eventuales problemas y propone soluciones para mejorar el desempeño del área de sus funciones.

9. Coordina aspectos logísticos administrativos en coordinación con la Administración de la institución.

10. Fa cil ita el contacto con otras instituciones o empresas, relativas a contratos, trámites y su seguimiento respectivo.

11. Coordina con agencias de viaje, hoteles y locales, que motiven invitaciones, reuniones, talleres, consultorías y otros.

12. Redacta y elabora los textos y correspondencia en general en español e inglés de acuerdo a lo solicitado por la Gerencia.

13. Gestiona el flujo eficiente de la información relativa a su cargo.

14. Conocimiento y manejo de herramientas de Comercio Exterior:

ü Trámite y operaciones de exportación e importación.

ü Operaciones bancarias.

ü Seguros de Comercio Exterior.

ü Logística de Comercio Exterior (Transporte y otros).

ü Valoración Aduanera

ü Otros afines.

15. Ejecuta tareas imprevistas o no incluidas en los términos de referencia.

16. Ejecuta tareas especiales encomendadas por la Dirección del Programa de Capacitación Laboral.



Delegación y Responsabilidades:

En casos de mucha carga de trabajo, puede delegar parte de sus tareas a personal eventual, previa aprobación de la Gerencia, pero de ninguna manera las tareas de carácter confidencial.



Subordinación:

La Secretaria está administrativa y técnicamente subordinada a la Gerencia General.





San Isidro, agosto de 2007





De cumplir con los requisitos y estar interesada/o deberá remitir su CV hasta el día 25 de setiembre de 2007 al correo electrónico: caplab@caplab.org.pe, indicando en el asunto SECRETARIA.




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