Asistente Administrativo de Proyecto

Términos de Referencia


Cargo: Asistente Administrativo de Proyecto (indispensable dominio del idioma inglés y disponibilidad inmediata)

Proyecto: La Consultoría “Sistematización de investigaciones y políticas en Latinoamérica” financiado por el Departamento de desarrollo internacional del gobierno británico (DFID).

El objetivo de la consultoría es identificar, sintetizar y difundir lecciones en política e investigación de Latinoamérica en África, y Asia.

Reporta a: Jefe de proyecto

Lugar de Trabajo: Miraflores – Lima

OBJETIVO
ü Apoyar en las diversas actividades del Área
ü Redactar documentos para el Gerente y miembros del Área.
ü Llevar el control y archivo de la documentación del Área.
ü Dar apoyo secretarial y ser recepcionista para el Área

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

a. Asistencia en actividades de los Proyectos.

ü Apoyar en las diversas actividades de los proyectos, tales como: producción de revistas, folletos, etc., asistencia en la organización y desarrollo de cursos, talleres y/o eventos de capacitación, coordinaciones con los consultores, encargarse de la logística en los Talleres y Eventos organizados por el Programa /Área. Coordinación con proveedores

b. Control de la documentación

ü Recibir la correspondencia, registrarla y remitirla a su destinatario. Preparar envíos de courier.
ü Llevar el control de la documentación de la Gerencia del Área. Mantener los archivos (files y diskettes) en forma ordenada y metódica. Organizar el material bibliográfico y fotográfico del Área.

c. Apoyo en control presupuestal

ü Elaborar órdenes de pago para cancelación de facturas y honorarios profesionales.
ü Hacer las rendiciones de los gastos a la oficina británica
ü Apoyar al Gerente del Área en el control presupuestal.

d. Apoyo Secretarial

ü Redactar informes diversos, cartas, cuadros y memoranda en castellano y inglés. Digirtar informes y otros documentos.
ü En el rol de recepcionista responder las llamadas telefónicas relacionadas con el Área. Coordinar citas y reuniones para el Gerente y miembros del Área. Atender a visitantes.
ü Controlar y distribuir los útiles de oficina del Área.
ü Participar en las reuniones, talleres y/o Grupos de Trabajo del Área y de la institución. Redactar notas de las reuniones a solicitud de su Gerente.
ü Dar apoyo en general a los miembros del Área cuando sea requerido.

COMPETENCIAS TÉCNICAS

ü Diploma de estudios secretariales o experiencia profesional equivalente.
ü Dominio del idioma inglés Inglés, habilidad para leer, hablar y entender.
ü Dominio de computación orientada al trabajo secretarial (procesadores de textos, hojas de cálculo, Internet, etc.)

COMPETENCIAS PERSONALES

ü Ser eficiente y metódica en el trabajo.
ü Capacidad para trabajar sin supervisión
ü Capacidad para relacionarse con colegas, superiores y personal externo a la institución, promoviendo buenas relaciones públicas.
ü Ser confiable y discreta.

EXPERIENCIA
ü 2 años relevante


Enviar CV al correo: postulantes@solucionespracticas.org.pe poner en el asunto Asistente de Proyecto Internacional, indicar sus pretensiones de sueldo.