Administrador de Convenio AECID

Convocatoria para la posición laboral de Administrador de Convenio AECID, dentro de la organización FUNDACIÓN ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE (ACF-E).

La descripción y calificaciones requeridas para el puesto se encuentran en formato adjunto.

Presentar su Hoja de Vida la cual deberá ser acompañada por una carta de motivación personal así como 2 referencias laborales.

En esta primera etapa de pre-selección, aquellos candidatos pre-seleccionados serán invitados a una entrevista personal.

Fecha limite de envío de información, será a más tardar hasta las 13horas del 15 de mayo de 2009, exclusivamente por y al e-mail:

coordadmin-pe@acf-e.org


Objetivos del puesto
El puesto de Administrador/a Convenio AECID tiene como objetivo facilitar financiera y administrativamente el logro de las metas planteadas en el marco del convenio 07-CO1-056. Deberá lograr una buena coordinación con los administradores de las misiones ACH involucradas con el Convenio - Centroamérica, Colombia, Bolivia y Paraguay - para consolidar la información, minimizar los riesgos financieros, optimizar los recursos asignados y tener un seguimiento claro de la gestión administrativa y financiera de los países participantes. Las características generales del convenio son:

Duración: 4 años.

Zona de intervención: Ecuador, Bolivia, Perú, Colombia, Paraguay, Guatemala y México (Chiapas).

Beneficiarios: 5.454 directos

Resultados: 1. Fortalecimiento Organizativo

2. Fortalecimiento de la Capacidad Emprendedora Local y

3. Fortalecimiento Institucional.




Responsabilidades

Gestión Presupuestaria y Financiera

Elaboración y supervisión del seguimiento a la ejecución del presupuesto del convenio en cada uno de los países. Utilización de planillas de evolución y proyección presupuestaria basadas en el seguimiento presupuestario mensual y desarrollado a partir de la información que envían los administradores de las misiones involucradas.

Participar en la elaboración, seguimiento y supervisión de procedimientos de compras en coordinación con el Logista País.

Participar en la elaboración financiera de formulaciones, reformulaciones y/o extensiones de presupuestos del convenio o de subcontrataciones.

Supervisión y validación financiera de cotizaciones en procedimientos negociados y compras directas.

Promover y supervisar a nivel regional el cumplimiento de los requisitos, normas, procedimientos, prácticas administrativas y contables establecidos por AECID, ACH y por la legislación de cada país.

Elaboración financiera y administrativa de informes de seguimiento anual y final para la AECID.

Da seguimiento permanente del avance presupuestario indicando a los administradores misión, cuando proceda, las posibles sobre-ejecuciones ó sub-ejecuciones de las líneas presupuestarias del convenio.

Coordina, supervisa y da seguimiento a la cuota de cofinanciación que le corresponde a cada país participante en el convenio.

Gestión Contable

Procesar los libros de caja y bancos del convenio.

Elaborar los arqueos de caja y conciliaciones bancarias del convenio.

Dar seguimiento y supervisar que todos los soportes de gastos y contables del convenio cumplan las reglas y normas de la AECID, de ACH y de la legislación correspondiente a cada país.

Organizar y archivar mensualmente los soportes de gastos y contables del convenio.

Coordinar, supervisar y dar seguimiento a la información que envían los administradores de cada país referente al convenio.

Supervisar y dar seguimiento a los libros contables que elabora la contraparte de Perú.

Gestión de Tesorería

Gestión de la tesorería del convenio (cuentas bancarias y cajas), según los criterios contables de donantes, ACH y la legislación peruana, específicamente:

Gestión bancaria del convenio, (petición de chequeras, estados de cuentas, traspasos de fondos a otras cuentas, cambio de divisas, cambio de firmas etc.).

Coordinar, elaborar y dar seguimiento a las previsiones de tesorería del convenio.

Gestionar (entregar, supervisar y legalizar) todo tipo de pagos, avances, anticipos y abonos a personal, proveedores, contrapartes u otros en el marco del convenio.

Gestión Tributaria

Coordinar, dar seguimiento y supervisar el cumplimiento de obligaciones tributarias ante las autoridades peruanas.

Aplicar a los pagos que se realicen en el país los impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar.

Gestionar la aplicación de exención de IGV a las compras ante las autoridades competentes. En caso de no existir la exención, documentar las razones de dicha inexistencia.

Gestión de Recursos Humanos

Bajo la supervisión y validación del Jefe de Misión, participa en la gestión administrativa de los recursos humanos del convenio (en Perú) en los siguientes ámbitos:

Elabora contratos laborales y de servicios profesionales

Tramita las afiliaciones al sistema de seguridad social del personal perteneciente al convenio.

Elabora informes y gestiona el pago de nóminas, seguridad social y demás prestaciones sociales a que haya lugar

Elabora los documentos y realiza el pago de liquidación de contratos.

Elabora y mantiene actualizada la planilla de vacaciones del personal contratado.

Briefing y debriefing administrativo al personal del convenio cuando sea necesario.

Participa en los procesos de reclutamiento y selección.

Gestiona la carpeta del personal del convenio (CV, evaluaciones, fichas, documentos, etc.)

Pago perdiem y gastos de vida.

Promueve y da seguimiento al cumplimiento del reglamento interno del personal de ACH.

Gestión Logística

Participa en el diseño, planificación e implementación de procedimientos de compra, según normativa AECID/ACH, en coordinación con el Logista País.

Supervisión y seguimiento del uso, mantenimiento y consumo del equipamiento, vehículos, comunicaciones e infraestructura financiada por el Convenio.

Definición junto con Jefe de Misión y el Logista País respecto de las necesidades logísticas.

Relaciones Externas

Redacta comunicaciones / cartas a actores externos en el ámbito administrativo local, bajo la supervisión de la coordinadora del Convenio.

Gestiona pagos a terceros.

Supervisa y da seguimiento mensual a los informes financieros de los servicios y trabajos de la contraparte en Perú.

Promueve el cumplimiento de la Guía Administrativa del convenio en cuanto a la justificación de gastos de la contraparte, según normativa AECID.

Supervisión y seguimiento del uso y mantenimiento sobre los equipos o materiales entregados a la contraparte para su gestión.

Apoya y orienta las actividades administrativas y financieras relativas al Convenio de la contraparte local.

Gestión de la Documentación e Información

Elaboración y revisión de contratos a terceros (de servicios profesionales, de obra, de suministro, de compraventa, etc.).

Recepción mensual de los informes de gastos de los administradores de las diferentes misiones como herramienta de control para la presentación de informes de seguimiento o final.

Mantener el archivo y la documentación relativa al convenio en forma organizada con el fin de conservarla en el tiempo para las evaluaciones y auditorias.

Gestiona carpetas y archivos físicos y electrónicos del proyecto.

Gestión de la Seguridad

Participa en el seguimiento y análisis de la situación de seguridad de la misión a través de la permanente recolección de información usando diversas fuentes de información.

Informa acerca de la situación e incidentes de seguridad.

Participa en la actualización del plan de seguridad de la misión.

Sigue estrictamente el plan de seguridad y medidas reductoras de riesgo indicadas por el Jefe de Misión

Gestión con la Administración de la Misión

Respecto a la gestión Contable, Tributaria, de Tesorería, de Recursos Humanos, Logística y de Relaciones Externas, deberá mantener constante coordinación con la Administradora País, antes de realizar coordinaciones que conlleven a la representatividad de ACH ante organismos públicos y privados, llámese contratos laborales, gestiones relacionadas a tributos que tenga que suplir ACH y otros de carácter administrativo que implique el que ACH tenga que asumir por la gestión del Convenio.

Coordinar con la Administradora País, el seguimiento de la contabilidad peruana así como el archivo pormenorizado de las facturas, boletas, detracciones, impuestos, aportes que implique pago de impuestos y aportes que implique que por el Convenio se tenga que contratar.

Apoyará en el llenado de la información requerida por APCI para la solicitud de devolución del IGV de carácter mensual.

Apoyara a la Administradora País, en otras tareas inherentes al puesto según le sean solicitadas, según contexto y necesidades de la misión.

Otras responsabilidades

Atender y responder oportunamente los requerimientos que realicen Jefe de Misión, Coordinadores Regionales y Administradores Misión.

Participa en las reuniones de coordinación en el marco del convenio AECID

Participa en la definición de la Programación Anual del Convenio (PAC).

Ejecuta aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según contexto y necesidades de la misión.




Requisitos

1. Formación:

Estudios universitarios y/o técnicos en las áreas administrativas, financieras

2. Calificaciones requeridas:

Conocimiento en legislación laboral, tributaria y contable peruana, gestión de inventarios, compras y conocimientos informáticos.

Experiencia demostrada mínimo de dos años en la gestión administrativa, financiera y/o contable en organismos de cooperación internacional y/o del sector público.

Gestión de Recursos Humanos

3. Calificaciones valoradas:

Experiencia en cooperación internacional y gestión del ciclo de proyecto.

Conocimiento deseable (no excluyente) de la normativa de Convenios con AECID

4. Características personales:

Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización y planificación de su trabajo).

Capacidad de análisis, síntesis y expresión escrita

Actitud propositiva.

Visión estratégica é innovadora.

Capacidad de trabajo en equipo.

Sentido común, tacto y diplomacia.

Sensibilidad y vocación humanitaria.








Condiciones:

Salario Bruto Mensual: 2,579 Soles (hasta el periodo de prueba)

Puesto en planilla con beneficios sociales

Inicio estimativo: 08 junio 2009

Duración estimativa: 03 años

Periodo de prueba: 03 meses