Convocatoria Secretaria(o) / Recepcionista

De: Catherine Maldonado - cmaldonado@caplab.org.pe
Enviado: jueves, 6 de diciembre, 2007 20:08:07
Asunto: Convocatoria y Términos de Referencia para Secretaria(o) / Recepcionista



Secretaria(o) / Recepcionista





Competencias y calificaciones principales del /de la candidato(a)

§ Experiencia en redacción de cartas, informes y otros documentos.

§ Excelente nivel de ortografía, gramática y digitación.

§ Conocimiento y manejo de la organización sistemática de la documentación y correspondencia.

§ Experiencia en toma y redacción de actas.

§ Planificación y organización de Eventos.

§ Manejo de ambiente Windows y otros.

§ Dominio de Microsoft Office a nivel avanzado (Word, Excel, Bases de Datos en Access, Project, Outlook)

§ Diseño y elaboración de presentaciones en Power Point

§ Diseño, elaboración y manejo de Páginas Web.

§ Manejo de buscadores de Internet y otros aplicativos

§ Experiencia en el trato con el público.

§ Manejo de central telefónica.

§ Deseable contar con Diploma de Ofimática.

§ Manejo de equipos diversos de oficina: retroproyector multimedia, fax, computadoras portátiles, anilladora, cámara digital y otros.

§ Conocimientos de ingles.

§ Egresada de institución de prestigio reconocido.

§ Disposición para trabajar en equipo

§ Habilidades y facilidades para mantener las buenas relaciones personales internas y externas.

§ Capacidad para trabajar en situaciones bajo presión.

§ Con iniciativa para emprender acciones.

§ Alto sentido de responsabilidad y puntualidad.

§ Rápido aprendizaje y adaptabilidad al puesto.



Descripción del Puesto

Ambito: El servicio corresponde al ámbito del área secretarial del Centro de Servicios para la Capacitación Laboral, CAPLAB.

Finalidad: El servicio tiene por finalidad el apoyo en la facilitación de las actividades de comunicación (telefónica, escrita y electrónica), información, así como en las actividades operativas del área secretarial y las otras áreas del Centro de Servicios para la Capacitación Laboral, que se realicen de acuerdo a las normas establecidas por CAPLAB.




Funciones y responsabilidades globales del puesto

Denominación: Secretaria(o) / Recepcionista

Funciones:

La/ el Secretaria (o) / Recepcionista es responsable de las tareas técnicas (Apoyo en el Seguimiento a cursos), administrativas, logísticas y administrativas (Recepción y verificación de facturas, liquidaciones, documentos contables y pago de cheques, llenado de vouchers) que se le designan realice independientemente.

Brindar una precisa y esmerada atención e información a @s visitantes o personas que llaman para solicitarla.

Apoyar en la facilitación de la comunicación y disposición de la información para el trabajo de las otras áreas

Apoyar en las labores secretariales del Centro de Servicios (Tipeo de documentos, archivo, comunicaciones y registro de la documentación de ingreso y salida de la institución).

En el área secretarial:

§ Recepcionar y realizar las llamadas telefónicas diversas.

§ Atender y brindar la información adecuada a las personas que visitan la institución.

§ Registrar el ingreso y salida de la correspondencia y documentos diversos en la Base de Registros de información.

§ Preparar la documentación diversa para su envío correspondiente (local, nacional e internacional, físicamente o por Internet).

§ Apoyar en la redacción de correspondencia y documentos en general.

§ Archivar la documentación diversa, emitida y recepcionada.

§ Apoyar en la elaboración de actas de Comités Directivo y otras de acuerdo a la demanda.

§ Apoyar en la Distribución de Material Didáctico, según formatos y de acuerdo a lo autorizado.

§ Apoyar en la logística para la presentación del Centro de Servicios, CAPLAB en talleres, eventos internos y externos.

§ Sistematizar la Base de Datos para distribución de correspondencia de todas las instituciones naciones e internacionales con las que tiene contacto la institución.

§ Apoyar en la elaboración de propuestas a presentar en licitaciones del Centro de Servicios, CAPLAB.

§ Apoyar en la impresión, fotocopiado y anillado de diversos documentos.

§ Apoyar en el archivo anual de la documentación del Centro de Servicios.

§ Registro y codificación de las publicaciones que llegan a la institución.

§ Apoyar en la elaboración de presentaciones en Power Point.

§ Apoyar a las distintas áreas de acuerdo a la demanda del trabajo.






En el área administrativa:

§ Pagar los Cheques a Proveedores y Consultores con quienes tiene contacto la institución.

§ Apoyo en el llenado de vouchers para el pago de cheques.

§ Apoyo en la elaboración, seguimiento para firma de contratos con consultores.

§ Revisión de las facturas recepcionadas para su registro.

§ Apoyar en el manejo de la Caja Chica, de ser necesario.

§ Encargada del cambio de tarjetas de control de ingreso del personal.

§ Atender al público para la venta de publicaciones del Centro de Servicios, CAPLAB (emisión de boleta y factura).

§ Apoyar en la solicitud y elaboración de cuadros comparativos, de acuerdo a la necesidad.

§ Encargada del seguimiento del Registro de Asistencia en eventos

§ Encargada de la recepción y entrega de pasajes aéreos y/o terrestres.

§ Apoyar en la coordinación para la impresión de las publicaciones

§ Apoyar del acuerdo a la demanda del trabajo.



Otros
§ Encargada de vaciado de información para la sistematización los cursos de capacitación de docentes.

§ Apoyar en la convocatoria a instituciones y/o consultores diversos para talleres o cursos de capacitación.

§ Apoyar en la convocatoria a docentes / directores / especialistas y otros para su participación en cursos y otros.

§ Distribuir y entregar los diplomas de los cursos de capacitación.

§ Apoyar en la elaboración y actualización el Periódico Mural de CAPLAB.

§ Apoyar en el seguimiento y actualización de la Página Web del Centro de Servicios CAPLAB.

§ Apoyar en la Elaboración de POAs e Informes Anuales que requiera emitir el Centro de Servicios CAPLAB.



Indicaciones y fecha de presentación del currículo:
La presentación de los currículos deberá realizarse vía Internet a los correos electrónicos: caplab@caplab.org.pe con copia a cmaldonado@caplab.org.pe, indicando en el asunto “Secretaria / Recepcionista”, una vez seleccionado el currículo el/la postulante deberá acreditar lo mencionado en el mismo. La fecha máxima para la presentación de los currículos es el miércoles 12 de diciembre hasta las 17:00 p.m. Los currículos que se reciban posteriormente no se considerarán para el proceso de selección.