Asistente Administrativo Programa Turismo Sostenible - Perú

PROGRAMA DE TURISMO SOSTENIBLE



Proyecto: Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina





TERMINOS DE REFERENCIA



Titulo del Cargo: Asistente Administrativo Programa Turismo Sostenible - Perú

Reporta a: Coordinadora Nacional (Perú) - Programa de Turismo Sostenible

Sede: Cusco, Perú

Rainforest Alliance (RA) es una organización internacional sin fines de lucro dedicada a proteger ecosistemas, las personas y la vida Silvestre que dependen de ella, transformando las prácticas del uso del suelo, prácticas empresariales y el comportamiento del consumidor. Empresas, cooperativas y dueños de tierras que participan en nuestros programas aplican rigurosos estándares para conservar la biodiversidad y proveer medios de vida sostenibles.

El Programa de Turismo Sostenible de RA trabaja en la conservación de ecosistemas valiosos y recursos para mantener la integridad cultural y el bienestar de la población local a través de tres principales canales: incidiendo para el establecimiento de operaciones turísticas ambiental y socialmente amigables; encontrando alternativas practicas para la comercialización y entrega de servicios turísticos, y transformando practicas turísticas empresariales establecidas y el comportamiento de viajeros en las áreas circundantes a tales ecosistemas y recursos.

Resumen del Proyecto:

El Consorcio “Medios de Vida Sostenibles” constituido por Rainforest Alliance (RA), Fundación Natura, Colombia (FN) y Conservación y Desarrollo, Ecuador (CyD) han propuesto a USAID una estrategia nueva orientada a enfrentar amenazas y aprovechar oportunidades de la Amazonía Andina, que comprende áreas privadas, reservas naturales, zonas de amortiguamiento de áreas protegidas, y terrenos comunales de los andes orientales de Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia. Específicamente este consorcio pretende conservar la biodiversidad y recursos naturales en esta región a través de herramientas de mercados sostenibles y certificación para productos maderables y no maderables, castaña, café, cacao y turismo. En esta orientación, se han identificado organizaciones que apoyan a cientos de productores agrícolas, forestales, dueños de albergues, o comunidades nativas como beneficiarias en sitios selectos con alta tasa de biodiversidad. Adicionalmente, se pretende fortalecer las organizaciones o empresas en temas técnicos y habilidades de negocios, vía una alianza de apoyo para productores sostenibles, e impulsar la implementación de buenas prácticas, acceso a la certificación, y conexión a mercados nacionales e internaciones para productos sostenibles.

Resumen del Cargo:

Brindar apoyo directo en la oficina de la Coordinación Nacional del Programa de Turismo Sostenible en el Perú. Desempeñar un amplio rango de obligaciones de oficina, secretarial y de apoyo administrativo. Como integrante del Area Administrativa, proveer servicio oportuno al personal y un eficiente desempeño de operaciones de oficina en las áreas de comunicación, correo, control, abastecimientos, base de datos y apoyo en la elaboración de informes. También brindara apoyo al equipo de consultores e integrantes del equipo del Programa de Turismo Sostenible de Rainforest Alliance en todas las actividades de campo, tales como seminarios, talleres, charlas, reuniones, viajes, etc.

Principales tareas y responsabilidades:

Asistencia Administrativa:

Recepción:

Atender el teléfono, recibir mensajes y coordinar
Responder preguntas generales sobre RA, preparar y facilitar paquetes de información sobre el Programa de Turismo Sostenible de RA, según se requiera;
Recepcionar y brindar información a los visitantes a la oficina;
Administrar el sistema telefónico de la oficina: llamadas directas, toma de mensajes;


General

Recibir y distribuir correspondencia, fotocopiado de documentos, según se requiera, y provisión de apoyo en la adquisición y distribución de materiales para consultores;
Coordinar la logística de viajes para los consultores;
Archivar y mantener los documentos administrativos y financieros de la oficina.
Mantener al día la agenda de la Coordinadora Nacional y de los consultores.
Brindar asistencia al equipo técnico y administrativo al equipo de RA que visite el país.
Coordinar los servicios de mensajería y paquetería (Serpost, MacroPost, Olva Courrier, DHL, Fedex, otros);
Coordinar la función de limpieza de la oficina;
Archivar y mantener los documentos técnicos de las actividades de campo y que son de respaldo del sistema de monitoreo y evaluación


Finanzas y Contabilidad

Apoyar al personal del Programa en la obtención de viáticos, liquidaciones de gastos, solicitud de desembolsos, solicitudes de desembolsos, etc.
Apoyar en la elaboración de presupuestos mensuales y en el seguimiento.
Brindar apoyo para asegurar que los proveedores reciban sus pagos y se cumpla con la legislación nacional vigente;
Brindar apoyo en la preparación de informes financieros y administrativos;
Proveer informes de análisis de gastos de oficina y administración, según se requiera.
Apoyar en el monitoreo de los fondos disponibles.


Asistencia en eventos y actividades

Coordinar con las organizaciones y/o empresas involucradas en actividades de capacitación, asistencia técnica, seminarios de sensibilización, o reuniones, a fin de definir fechas, número de participantes, y logística de apoyo.
Realizar los preparativos necesarios para que los eventos se efectúen en forma impecable, con relación a fechas, asistentes, transporte, equipo, materiales y lugares relacionados con el evento;
Estar a cargo de la logística y el seguimiento de todos los eventos que se programen mensualmente, tales como reuniones, capacitaciones, entre otros;
Velar por el cumplimiento de los requisitos administrativos relacionados con el evento específico;
Coordinar con los consultores la fecha de realización de eventos y/o de aplicación de verificaciones, y establecer las fechas definitivas en coordinación con las empresas beneficiarias del Programa
Revisar y recibir la documentación de los Consultores de acuerdo a los productos establecidos en cada Contrato de Prestación de Servicios, y al sistema de calidad del Programa de Turismo Sostenible, debiendo informar detalladamente a la Coordinadora Nacional el cumplimiento de los compromisos asumidos por los consultores en cada contrato.


Sistemas y bases de datos:

Mantener actualizados la base de datos de los beneficiarios del Programa en Peru.
Mantener actualizada la información relevante de Salesforce.
Mantener actualizada las bases de datos de las actividades de capacitación, sistema de verificaciones del programa y de los proyectos del país,
Mantener una base de datos de contactos de organizaciones relacionadas a las actividades del Programa.


Requisitos:

Diploma de Secretariado Ejecutivo;
Mínimo 10 años de experiencia comprobada en posición similar en una ONG;
Grado Técnico en Contabilidad y experiencia en Logística,
Conocimiento y experiencia en base de datos y procesamiento automático de datos,
Alto grado de conocimiento de herramientas informáticas (word, excel, power point e internet)
Capacitación en desarrollo sostenible y/o turismo sostenible es un plus,
Habilidad para trabajar en una estructura de equipo así con demostrada habilidad para desempeñarse en forma eficiente con diferentes clientes y/o audiencias, ser creativo/a, tomar iniciativa, ser proactivo/a, y poseer excelentes cualidades y habilidades de comunicación.
Demostrada habilidad en el desempeño de trabajo administrativo;
Habilidad para el manejo del idioma inglés (redacción, escritura y comunicación) a un nivel intermedio.
Preferiblemente con conocimientos en realización de reportes para el área financiera.
Enviar CV, carta de presentación y pretensiones salariales a:

ochoamaravi@gmail.com, y luzochoa@yahoo.com



Hasta el dia 21 de agosto del 2009